Ηλεκτρονικός φάκελος υπόθεσης: Η Δικαιοσύνη περνά στην ψηφιακή εποχή

Η ψηφιοποίηση της Δικαιοσύνης αποτελεί ένα από τα πιο κρίσιμα εγχειρήματα θεσμικού εκσυγχρονισμού του δημόσιου τομέα.

Για δεκαετίες, η λειτουργία των δικαστηρίων βασίστηκε σχεδόν αποκλειστικά σε έντυπες διαδικασίες, έντυπους φακέλους και χειροκίνητη αρχειοθέτηση, γεγονός που επηρεάζει άμεσα την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα της απονομής Δικαίου.

Η σταδιακή εισαγωγή ψηφιακών εργαλείων επιχειρεί να αλλάξει αυτό το μοντέλο, μεταφέροντας τη διαχείριση της δικαστικής ύλης σε ένα ενιαίο και οργανωμένο ψηφιακό περιβάλλον.

Στο πλαίσιο αυτής της μετάβασης, εντάσσεται ο ηλεκτρονικός φάκελος υπόθεσης, ένα νέο εργαλείο που αποτελεί τομή στον Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας και μία από τις σημαντικότερες μεταρρυθμίσεις του ψηφιακού μετασχηματισμού της Δικαιοσύνης. Δεν πρόκειται απλώς για αντικατάσταση του χαρτιού με ψηφιακά αρχεία, αλλά για μία συνολική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο συγκροτείται, παρακολουθείται και εξελίσσεται κάθε δικαστική υπόθεση, με άμεσες συνέπειες στη λειτουργία των δικαστηρίων. Η ψηφιοποίηση αυτή περιορίζει τη γραφειοκρατία, βελτιώνει την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας και ενισχύει τη διαφάνεια σε όλα τα στάδια.

Τι αλλάζει

Ο ηλεκτρονικός φάκελος υπόθεσης αποτελεί το ψηφιακό σύνολο όλων των εγγράφων και πληροφοριών που αφορούν μία δικαστική υπόθεση, από την έναρξή της έως την ολοκλήρωσή της. Αντικαθιστά τον παραδοσιακό έντυπο φάκελο και συγκεντρώνει σε ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον δικόγραφα, αιτήσεις, αποδεικτικά στοιχεία, πρακτικά και δικαστικές αποφάσεις. Κάθε έγγραφο συνοδεύεται από κρίσιμα μεταδεδομένα, όπως η ημερομηνία κατάθεσης, ο τύπος της πράξης και ο συντάκτης, ώστε να διασφαλίζεται η ορθή παρακολούθηση της πορείας της υπόθεσης.

Η ύπαρξη ενός ενιαίου φακέλου επιτρέπει σε δικαστές και δικηγόρους να έχουν πλήρη εικόνα όλων των πράξεων που έχουν πραγματοποιηθεί, χωρίς την ανάγκη αναζήτησης σε διαφορετικά έντυπα ή αρχεία. Παράλληλα, τα ψηφιακά έγγραφα υποστηρίζονται από μηχανισμούς πιστοποίησης και ασφάλειας, εξασφαλίζοντας την αυθεντικότητα και την ακεραιότητά τους. Η θεσμική σημασία του ηλεκτρονικού φακέλου έγκειται στον καλύτερο συντονισμό της διαδικασίας, στην κεντρικοποίηση των πληροφοριών και στην ενίσχυση της διαφάνειας, καθώς κάθε βήμα της δικαστικής πορείας καταγράφεται με ακρίβεια και συνέπεια.

Σύμφωνα με τον προγραμματισμό του υπουργείου Δικαιοσύνης, από την 1η Ιανουαρίου 2026 ξεκίνησε η σταδιακή ηλεκτρονική κατάθεση όλων των απαιτούμενων εγγράφων για τις κτηματολογικές υποθέσεις. Από την 1η Απριλίου η εφαρμογή θα επεκταθεί στο σύνολο των υποθέσεων της τακτικής διαδικασίας. Η πλήρης εφαρμογή του ηλεκτρονικού φακέλου σε όλες τις βαθμίδες και τους κλάδους της Δικαιοσύνης -ποινική, αστική και διοικητική- αναμένεται να ολοκληρωθεί έως το τέλος του 2026, καταργώντας οριστικά τη χρήση έγχαρτου φακέλου.

Τι περιλαμβάνει και πώς λειτουργεί στην πράξη

Στην πράξη, ο ηλεκτρονικός φάκελος καλύπτει ολόκληρο τον «κύκλο ζωής» μίας υπόθεσης. Από την ηλεκτρονική κατάθεση του αρχικού δικογράφου έως τις μεταγενέστερες προσθήκες, τις αποφάσεις και τα πρακτικά, κάθε ενέργεια καταγράφεται ψηφιακά και ενσωματώνεται στο ίδιο αρχείο. Η διαδικασία ξεκινά με την κατάθεση εγγράφων από τον δικηγόρο ή τον αρμόδιο φορέα, τα οποία ελέγχονται και εντάσσονται στον φάκελο, ενώ κάθε νέα πράξη προστίθεται αυτόματα.

Ιδιαίτερη σημασία έχει η συνεχής ενημέρωση των εμπλεκομένων, καθώς ο χρήστης μπορεί να γνωρίζει σε πραγματικό χρόνο σε ποιο στάδιο βρίσκεται η υπόθεσή του, ποια έγγραφα έχουν κατατεθεί και ποιες ενέργειες εκκρεμούν. Η δυνατότητα άμεσης αναζήτησης στοιχείων με βάση ημερομηνία, τύπο ή λέξη-κλειδί εξοικονομεί χρόνο και επιτρέπει στους χρήστες να εντοπίζουν γρήγορα τα απαραίτητα έγγραφα. Επιπλέον, το σύστημα διευκολύνει την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των διαφορετικών υπηρεσιών και τμημάτων της Δικαιοσύνης, διασφαλίζοντας ότι όλοι οι αρμόδιοι έχουν πρόσβαση στα ίδια δεδομένα χωρίς καθυστερήσεις. Με αυτόν τον τρόπο, περιορίζεται σημαντικά η ανάγκη φυσικής παρουσίας στα δικαστήρια για απλές πληροφορίες και η επικοινωνία γίνεται πιο οργανωμένη και διαφανής.

Όπως επισημαίνει ο ποινικολόγος Όθωνας Παπαδόπουλος στη «ΜτΚ», πρόκειται για ένα εργαλείο ουσιαστικής απλούστευσης. «Είναι ένα μέτρο το οποίο θα παρέχει τρομερές διευκολύνσεις, απλουστεύσεις διαδικασιών και σχετική επιτάχυνση στην απονομή της δικαιοσύνης. Ό,τι εφαρμόζεται σήμερα με τη βοήθεια της τεχνολογίας, πριν από λίγα χρόνια φάνταζε απίθανο. Έτσι ακριβώς θα συμβεί και με το ζήτημα αυτό. Απλουστεύονται όλα τα διαδικαστικά ζητήματα και γίνεται πραγματικά η διαδικασία πιο εύκολη και η ζωή του δικηγόρου πιο εύκολη» αναφέρει.

Πώς διευκολύνει πολίτες, επαγγελματίες και Δικαιοσύνη

Η εισαγωγή του ηλεκτρονικού φακέλου υπόθεσης προσφέρει σημαντικά οφέλη σε όλους τους εμπλεκόμενους. Οι πολίτες και οι δικηγόροι αποκτούν ταχύτερη, ασφαλέστερη και πιο διαφανή πρόσβαση στα στοιχεία της υπόθεσης, χωρίς αναμονές και χωρίς την ανάγκη φυσικής παρουσίας για την αναζήτηση ή την έκδοση αντιγράφων.

Για ένα εργαλείο που θα συνδράμει στην ενίσχυση της λειτουργίας της Δικαιοσύνης κάνει λόγο και ο πρόεδρος του Δικηγορικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Δημήτρης Φινοκαλιώτης. «Η δυνατότητα κατάθεσης ηλεκτρονικά όλων των εγγράφων από τους δικηγόρους, αλλά και η δυνατότητα παρακολούθησης ηλεκτρονικά της πορείας της υπόθεσης, θα εξοικονομήσει χρόνο και κόστος σε όλους μας, ενώ παράλληλα, θα περιοριστούν οι εκτυπώσεις, γεγονός το οποίο θα έχει θετικό πρόσημο για την προστασία του περιβάλλοντος. Το δικηγορικό σώμα αναμένει να δει το νέο αυτό εργαλείο σε πλήρη εφαρμογή, προκειμένου να επιβεβαιωθεί, ότι δεν θα υπάρχουν τεχνικά προβλήματα και άρα ταλαιπωρία αντί για διευκόλυνση, δεν θα συνοδεύεται με άλλες οικονομικές επιβαρύνσεις και θα εξασφαλίζει απόλυτα την προστασία των προσωπικών δεδομένων», αναφέρει.

Για τους δικαστές και τους δικαστικούς υπαλλήλους, η συγκέντρωση όλων των εγγράφων σε ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον μειώνει την πολυπλοκότητα, περιορίζει τα σφάλματα και επιτρέπει την ακριβή παρακολούθηση κάθε σταδίου της διαδικασίας. Παράλληλα, μειώνεται ο χρόνος διακίνησης εγγράφων και η εξάρτηση από έντυπες διαδικασίες, γεγονός που συμβάλλει στην ταχύτερη εκδίκαση των υποθέσεων.

Σε θεσμικό επίπεδο, η συγκέντρωση της δικαστικής πληροφορίας σε ψηφιακό περιβάλλον δημιουργεί νέες δυνατότητες ανάλυσης, εποπτείας και οργάνωσης, ενισχύοντας συνολικά την αποδοτικότητα των δικαστηρίων.

*Δημοσιεύθηκε στη «ΜτΚ» στις 25.01.2026